Hoe Stamhoofd jouw sportclub eenvoudig digitaliseert

Dit is een blogpost voor alle sportclubs en federaties die verzuipen in administratie, sukkelen met opvolging van hun jaarlijkse pannenkoekenverkoop en verdwalen in de mallemolen van lidgelden.

Simon Backx maakte het zelf mee. Hij doorliep van kleins af aan alle rangen in de scouts tot hij uiteindelijk in de leiding belandde. De stokoude website en ambachtelijke wijze van lidgeld innen, briefje invullen en afvinken met balpen, bracht hem op een idee: Stamhoofd.

Als voormalige student-ondernemer zit ondernemen in zijn bloed en dankzij zijn achtergrond van software-ontwikkelaar kwam hij met een oplossing. Simon lanceerde Stamhoofd, een platform voor verenigingen om hen te ondersteunen en te professionaliseren met digitale tools voor online inschrijvingen, ledenadministratie en webshops.

In 2020 liet Simon zijn kindje los op de wereld. En met succes. Stamhoofd telt ondertussen een 500 – tal aangesloten verenigingen die samen meer dan 18.000 leden herbergen en € 700.000 aan webshopinkomsten binnen brachten.

De top drie redenen van het succes liggen voor de hand:

1. verengingen hebben continu en in real-time een overzicht van hun leden
2. hun communicatie met leden verloopt professioneel, efficiënt en gericht
3. leden kunnen hun lidgeld direct betalen via Payconiq, Bancontact of overschrijving via QR code

View this post on Instagram

A post shared by Stamhoofd (@stamhoofd)

Klinkt als de natte droom van elke penningmeester of secretaris van lokale verenigingen. Toch? Clubs staan onder druk en kampen vaak met een tekort aan vrijwilligers. Dan kan je er maar beter voor zorgen dat je alles zo efficiënt mogelijk organiseert en je focust op de leuke dingen die bij de job horen: spaghetti-avonden organiseren, supporteren voor de ploegen van je club of tot laat na de wedstrijden napraten aan de toog.

Hoe werpt Stamhoofd clubs nu concreet een reddingsboei toe? Je kiest tussen drie modules :

• Webshop: voor € 59 heb je een webshop om jouw benefiet, take-away eetfestijn, crowdfunding… online te organiseren.
• Ledenadministratie: vanaf € 59 kunnen leden hun lidgeld online betalen, zich inschrijven voor kampen of lessen en kan je via e-mail of sms snel communiceren met iedereen.
• Website: een betaalbare website die je eenvoudig up to date kan houden en aanpassen? Check. Nog dit jaar kan dit ook via Stamhoofd.

Verenigingen starten vaak met de webshop om dan snel over te schakelen op alle andere modules. Wil je de ledenadministratie gebruiken dan start je meteen met 118 leden. De prijs per lid is dus amper 50 cent per lid per jaar.

View this post on Instagram

A post shared by Stamhoofd (@stamhoofd)

Het allerleukste? Je start supersnel en helemaal op je eentje. Uiteraard kan je altijd vragen stellen maar het platform is zo gebruiksvriendelijk gebouwd dat je er zelf meteen mee aan de slag kan. Iets wat dan weer mijn natte droom is als product manager van digitale tools en de reden waarom ik fan ben van Stamhoofd.

Moesten we met Stamhoofd ooit het meest complete all-in-one platform kunnen worden en zo wereldwijd verenigingen helpen dan zou dat fantastisch zijn. Maar eerst willen we in België uiteraard verder groeien.

Simon, oprichter Stamhoofd

Vandaag zijn vooral jeugdbewegingen aan de slag met Stamhoofd maar ook sportclubs komen meer en meer in het vizier. De modules zijn dan ook helemaal op maat van een sportclub en de noden zijn dezelfde als die van scouts of chiro verenigingen.

Een van de voordelen om vlot te starten is dat je de huidige ledengegevens eenvoudig kan importeren in het systeem. Eenmaal alle leden geïmporteerd zijn, kan je hen in enkele klikken uitnodigen om hun lidgeld te betalen, in te schrijven voor een zomerkamp of de jaarlijkse pannenkoekenverkoop online lanceren met een link naar de webshop waar alles meteen betaald kan worden.

Maar ook privacy is een belangrijke troef. Je bent meteen met alles in orde en slaapt op je beide oren wat betreft de veiligheid van alle persoonlijke en betaalgegevens. Stamhoofd heeft zelf bijvoorbeeld geen inzage in de gegevens van leden doordat alles versleuteld wordt. Google de term ‘GDPR’ maar eens en je beseft snel de nood aan een tool die Stamhoofd is.

Er zijn heel wat handige functionaliteiten te ontdekken die je kunnen helpen. En heb je zelf een idee om Stamhoofd nog beter te maken dan mag je hen steeds contacteren zodat ze kunnen bekijken hoe ze dit kunnen toevoegen.

Je kan volledig zelfstandig starten met Stamhoofd. Clubs starten met een gratis proefperiode en hebben ze een vraag dan antwoorden we binnen de 24u op hun mailtje.

Simon, oprichter Stamhoofd

Vandaag is het platform beschikbaar in het Nederlands en gezien de steile opmars die Stamhoofd kent, willen ze binnenkort ook in het Frans beschikbaar zijn.

Een mooi voorbeeld van een succesvolle samenwerking vind je in Sint-Pieters Leeuw. Het gemeentebestuur kocht Stamhoofd aan om hun jeugdbewegingen te helpen bij de online inschrijvingen van hun jaarlijkse kampen.

Ook bij Football Club Rooigem introduceerden ze Stamhoofd:

Voor ons is vooral het gebruiksvriendelijke onderhoud van het platform en het eenvoudig maar goed werkende overzicht fantastisch. In het verleden werkten we met Google Forms en Excel maar daarbij liep het vaak fout als we met meerdere aanpassingen deden. In Stamhoofd is alles duidelijk en wordt de input door de leden zelf gedaan wat dubbel werk vermijd. Dat het allemaal nog eens GDPR-proof is, maakt het af.

Football Club Rooigem

Vind je het ook tijd om nu ook digitaal te scoren met je sportclub? Via de website van Stamhoofd vind je alle info en kan je alles gratis uitproberen.

Het enigste wat jij straks nog moet doen, is napraten aan de toog na de wedstrijd van je club.

Tien miljoen euro voor sportclubs

Deze week maakte Ben Weyts, de minister van Sport, bekend dat ze een steunpakket van 10 miljoen euro ter beschikking stellen voor de Vlaamse sportclubs. Zowel jeugdsportclubs als profsportclubs komen in aanmerking. Met deze steun kunnen clubs zich wapenen tegen de uitdagingen die corona bracht. En misschien betekent dit wel een springplank om de Vlaamse sportclubs te digitaliseren met tools zoals Stamhoofd?

Meer info over het steunpakket lees je hier.

Deze blogpost is een betaalde samenwerking met Stamhoofd.